Record/Reference: creare, scrivere, modificare, copiare, distruggere

8.2. Record/Reference: creare, scrivere, modificare, copiare, distruggere

Operazioni nei e sui record

per creare un nuovo record a mano: | References | Create New Reference (Ctrl-N)
C'è RT Reference Type di default (in | Edit | Preferences | Reference Types | Default RT); ovviamente cambiabile: se ne sceglie un altro dalla lista che viene presentata. E subito si palesa la sua importanza cruciale, cambieranno infatti molti nomi dei campi e la loro presenza. Ogni RT ha i suoi campi e gli stili di output sono basati sugli RT non direttamente sui campi [1]
Regole di scrittura per i Campi ripetibili: in tutti quelli degli autori ed assimilati (curatori, traduttori ...), e in quelli delle keywords: andare a capo. Invio inserisce una riga che è la norma essenziale per separare nomi e keywords (negli altri campi andare accapo non dice a EndNote che si tratta della presenza di più elementi organici distinti: è solo testo)
Regole di scrittura per i nomi degli autori:
1. in un nome di persona separare cognome e nome -se in quest'ordine- con virgola: Amicarella, Sonia ; Mao Tse Dong, ; Leonardo da Vinci, [questa virgola finale non è affatto casuale] [2]
2. un suffisso (jr, date di nascita e morte, qualificazione come 'prof.' 're' etc.) è separato da virgola dopo il nome: Getty, Paul, jr
3. un nome di ente termina con una virgola: CNRS,
  1. per un nome di persona o di un ente collettivo da non manipolare in alcun modo la 'qualificazione', o comunque l'elemento già preceduto da virgola va preceduto da due virgole (senza virgola supplementare alla fine per l'ente):
    University of California,, Berkeley
    Chiara d'Assisi,, santa
    Il tutto è per fare sentire a EndNote che ha a che fare con un nome da non toccare cercando di riconoscerne -e magari invertendone- le parti. (Per indicazioni più minute si veda in Campi dei record: annotazioni )
Per indicazioni sull'uso di altri campi si veda Campi dei record: note
Possibilità di accedere a liste da ogni campo: Uso delle Terms List che già ci sono quando si crea un archivio (Author, Journal, Keywords) e di alimentarle coi termini che si inseriscono nei record (Ctrl-1 da ogni campo per la sua lista, oppure: | Tools | Open Terms Lists)
Suggerimento (Autocompletion) per voci nuove nei campi connessi a lista -con preferenza per l’opzione 'sì', dunque disattivabile (| Edit | Preferences | Term Lists); usare il cursore in basso per scorrere l'elenco nell'ambito della radice già immessa
Voci nuove: in colore rosso e solo nei campi collegati a una lista
Nessun stile tipografico (B grassetto I corsivo U sottolineato etc.) per tutto un campo: ma se mai solo per parte (es. termini in latino in corsivo)
Nessuna punteggiatura ad inizio o fine campo, ma eventualmente in mezzo (tranne la virgola, come si è visto, per i nomi)
Tabella simboli (non da symbol) cfr. Caratteri speciali
Abstract e Notes ammettono ciascuno 64k , ca 16 pagine di testo
Attach file(s) dimodoché l'allegato viaggi con la library (in "[library_name].Data"), fino a 45 attachments per record
Campo ad hoc per una sola immagine per record (visibile solo a record aperto, mentre in uno stile, e dunque anche nel Preview panel, ne mostra solo il nome)
Distruggere un record, vari modi:
a) evidenziare il record: tasto Canc ;
b) References | Move Reference to the Trash
c) il precedente è equivalente a : Ctrl-D;
d) | Edit |Clear
e) trascinando il record nel gruppo Trash
in ogni caso il record viene mandato nella Trash e dà lì può essere recuperato rimettendolo nel gruppo principale dell'archivio (| References | Restore to Library, o per trascinamento del record); al chiudere la library (o a un Ctrl-D nella Trash) il programma proporrà di distruggere definitivamente (no Undo!), e si possono invece tenere indefinitamente i record nella Trash
Copiare un record: sulla Lista breve, posizionarsi-evidenziare, Ctrl-C (o: | Edit | Copy) e poi decidere dove
Ctrl-K: | Edit |Copy formatted è altra cosa, copia il record -i record selezionati- in uno spazio esterno di scrittura (file di word processor, editor, mail ...), già formattato secondo lo stile in uso : utile per fare liste e stampe al volo
Duplicati: | References | Find Duplicates
I criteri che definiscono quando un record va considerato un doppione sono a : | Edit | Preferences | Duplicates cfr. Duplicati - preferenze

[1] NB Se ad un record esistente si cambia l'RT: da "A" in "B" (es. da 'Book Section' a 'Book') e il nuovo RT 'B' non contempla dei campi che 'A' invece ospitava, il contenuto di quei campi viene messo in 'B' nei campi del RT Generic

[2] EndNote accetta anche che i nomi vengano inseriti come "nome cognome" e poi tenta manipolazioni interpretative, ma con esiti tutti da verificare, ad esempio i nomi cinesi già scritti in ordine "cognome nome" ma senza inversione e dunque senza virgola (o i turchi fino al 1935, o islandesi e altri come Leonardo da Vinci... già scritti in forma diretta) vengono maltrattati; il consiglio netto è di scrivere ogni nome come si vuole che compaia in un elenco ordinato per nome, e di aggiungere una virgola in fondo se si vuole che il nome NON venga manipolato (come nel caso dei nomi già in forma diretta di persona e di ente collettivo). Nelle Preferences EndNote può trattare un prefisso di cognome affinché resti davanti ma non sia elemento di ordinamento alfabetico, come gli articoli per i titoli. Quando si importano record con nomi che presentano queste particolarità: rivedere TUTTO prima e modificare il filtro di importazione imponendo di lasciare i nomi come sono : Author Name Separator : Last & First names : "Import as is" altrimenti EndNote li strapazza.