Che cosa è EndNote?                         (questione di primaria importanza, ma se non la si avverte come tale la si può anche aggirare o vedere in seguito)

A che serve EndNote?                        (ciò vale anche per programmi simili)

1. creare uno o più archivi[1] , non necessariamente -ma privilegiatamente sì- bibliografici  (ad es. può essere usato anche per un archivio generico di oggetti, indirizzi, un glossario, un prontuario, un catalogo di erbe o -di fotografie, di DVD...): con dati anche derivati -downloaded- da cataloghi di biblioteche e da banche dati esterni interrogati in rete.
   
2. cercare nel proprio archivio (db), perché comunque ha potenti e rapide capacità di stoccaggio e di ricerca su grosse moli di dati, (cerca anche dentro i file dei documenti PDF allegati ai record)
3. cercare in cataloghi di biblioteche remoti e vari database online
4. interagire con la videoscrittura per produrre citazioni bibliografiche : scrittura di un articolo, o di un libro etc., e predisposizione di tutto il corredo bibliografico nel corso del testo e in fine.
   Tutte le citazioni bibliografiche, brevi o lunghe, nel corpo del testo o in nota e in bibliografia finale, saranno automaticamente generate da EndNote in interazione con programmi come MS-Word e OpenOffice Writer, e potranno venire alterate, ossia presentate diversamente, solo scegliendo un altro stile di citazione, senza modificare in alcun modo né i richiami inseriti nel testo né i dati nei record di EndNote.
   Un utente più esperto può pensare di dedicare tutto un archivio al commento ad un testo, o a più di uno, in EndNote scrivendolo in uno o più dei -capientissimi- campi e rimandando ogni volta agli estremi bibliografici puntuali del testo commentato.
   Questo è il tratto caratteristico ed esclusivo di programmi del genere di EndNote
5. gestire i propri archivi con funzioni di amministrazione di un database quali: effettuare correzioni trasversali (global locate/replace) e spostare il contenuto dei campi; ordinare alfanumericamente secondo vari criteri i record in archivio (sorting records); alterare la struttura dei record (includendo/omettendo campi); modificare o creare: stili di citazione, filtri di importazione e parametri di connessione con fonti di dati esterne; organizzare i record in gruppi; usufruire del controllo ortografico (spell check); usare liste di termini estratti o no dai campi; produrre stampe ordinate sotto intestazioni (subject); mettere le mani sugli stili di citazioni creandone anche dal nulla; creare e modificare filtri di conversione dei dati per importarli (anche quando reperiti e scaricati online), senza dovere sapere manipolare programmi in codice o file XML.

.... E quando non serve EndNote?

1. quando si richiedono calcoli, statistiche, grafici o si vogliono gestire immagini. Per calcoli, statistiche, ed un utilizzo tabellare dei dati etc. si possono comunque facilmente esportare i dati verso un foglio di calcolo (spreadsheet) 
2. quando l'archivio cui si mira deve essere basato su relazioni fra record: ad es. persone-gruppi di consumatori e prodotti
   questo come altri prodotti consimili ha una struttura verticale monodimensionale: detta "Flat", fatta di:
   file | record | campi con attributi
   La relazione fra record ed autore si riduce all'indicizzazione del contenuto del campo autore (che può anche venire riflesso in una lista -a solo scopo di cattura in scrittura e ricerca), ma in ogni caso non esiste un record per l'autore in cui registrare altre informazioni (date, professione, indirizzo, sede di lavoro, forme varianti del nome ...) come invece dovrebbe avvenire nel caso di una relazione fra potenzialmente pari, ad es. di prodotti e autori o clienti: le opere e i loro autori, la ditta X di Vicenza e la vernice Y rossa prodotta a L'Aquila sono acquirente e prodotto con varie transazioni e dati propri.
   Ed anche qui va detto che questa è la struttura comune a tutti i programmi di questa categoria
3. se si vuole lavorare in rete (locale o no) di più utenti su archivi comuni, sola opzione: EndNote Online con accesso protetto da password[2] 
4. se si vuole pubblicare in Internet un archivio interrogabile, sola opzione: EndNote Online con accesso protetto da password [3] 
5. quando si ha bisogno di un software con un linguaggio con cui costruire output, ordinamenti articolati con funzioni potenti di logica condizionale (un linguaggio è limitatamente presente nel disegno degli stili, e ancor più limitatamente per i filtri di importazione)

Dopodiché, a parità di genere con programmi simili (chiamati BFS-bibliography formatting software, bibliography manager, personal citation manager...), vari altri possono essere i parametri da considerare per affinare la scelta (si veda ad esempio una illustrazione dei punti cruciali per la valutazione) .

Per i requisiti di sistema si rimanda alla documentazione disponibile presso: http://endnote.com/product-details/compatibility

Dietro EndNote, per quanto riguarda i tipi di documento e i loro campi (tipologia, quantità, nome, uso ...), non ci sono standard né regole. E' una concezione dell'universo documentario a senso, si spera "buono", ma non è difficile ritrovarsi disillusi davanti alla pretesa intuitività[4] . Tutto è in funzione dell'output e lì gli standards ci sono: e sono oltre 6000 stili di citazione[5].
Così come sono migliaia i cataloghi e i database da cui si possono prelevare ed importare record. Questi record hanno svariate sintassi, ancorché riconducibili ad alcune grandi famiglie di "formati", come il MARC (machine readable catalogue) che ha sempre esibito varianti locali quali USMARC, UNIMARC, MARC21 e i tanti altri dialetti nazionali, o come il "formato" ad etichette (tagged) finora mai standardizzato. Tutte queste famiglie e famigliole hanno le loro differenze con cui dovere fare i conti.

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