Vedi le schermate: Formattare un dattiloscritto: CWYW

A cosa serve CWYW© - cite while you write: e come funziona fondamentalmente?

In sintesi, preparare tutti i riferimenti bibliografici di un testo dattiloscritto usando i dati in archivio è la ragione d'essere di questi programmi BFS, e sempre di più. Questi software esibiscono qui  la caratteristica che li rende peculiari, quella che altri programmi simili non hanno, e che non li "riduce" a DBMS, a degli strumenti per gestire una biblioteca etc. Questa caratteristica, che si accompagna alla capacità di catturare citazioni bibliografiche dalle pagine web che si visitano in Internet, predomina ormai come efficienza rispetto a quelle di gestire un database bibliografico, e connota subito programmi gratuiti come Zotero e Mendeley.

Il wp word processor [0] deve essere installato sul PC prima di installare EndNote che alla fine compare sul menu principale e volendo come barra di strumenti. L'assetto è comunque stato pensato anzitutto per MS-Word (che rimane ampiamente privilegiato almeno fino alla v. X7).
Se si utilizza altro che questi due wp per scrivere non ci sarà CWYW, ma si dovranno inserire, o scrivere, a mano i singoli riferimenti (con il normale 'copia/incolla') e si formatterà soltanto alla fine un file statico salvato in formato RTF (rich text format) e si avrà la copia preparata (| Tools  | Format Paper, una volta chiamato Scan paper).

Serve a scrivere un testo ed inserire citazioni nel testo (o in nota) dal database e poi formattare [1] sia queste che la bibliografia generale. Si può utilizzare uno stile, poi decidere di cambiarlo, ad libitum, e non si dovrà mai né correggere un dato dentro gli archivi gestiti da EndNote né cambiare i segnalini che si sono inseriti nel dattiloscritto.
Si chiama CWYW qui presso Thomson perché Cite-while-you-write® fa proprio riferimento al non dovere abbandonare la videoscrittura per citare ed anche al disporre di un menu che collega direttamente il word processor al programma EndNote e permette di prelevare dai suoi archivi[2] .

I segnalini, marcatori, per le citazioni intratestuali si possono inserire, piuttosto che a mano, cercando in archivio con Find citation dal menu -o barra- EndNote del wordprocessor in uso -selezionando quanto voluto se si sono ottenuti più risultati- e poi inserire nel testo. In alternativa, selezionato (evidenziato) uno o più record nell'archivio di EndNote si può richiamarle dal wordprocessor con "Insert selected citation(s)" (da menu o barra), oppure le si copia da EndNote verso il wordprocessor con: Edit | Copy (o direttamente: Ctrl-C), ci si sposta nel wordprocessor e Ctrl-V.

La citazione di norma viene simultaneamente formattata sia nel testo che in bibliografia: ma l'opzione dell'Instant formatting può venire inibita in MS-Word dalle preferenze del suo menu di EndNote (in OOw pare comunque inattiva).
Quando una citazione la si riporta alla struttura, cioè allo stato di richiamo del record dal database EndNote e non di citazione formattata, si chiama 'Unformatted' ed ha questo (o altro, più o meno completo) aspetto:  {Alvaro, 1938 #11205} dove sono cruciali i delimitatori esterni : qui le parentesi graffe "{...}", opzione configurabile, per cui si veda in | Edit| Preferences | Temporary Citations; e in MS-Word e OOw in: | Bibliography | Format bibliograpgy | Temporary citation delimiters)
E' bene non toccare mai a mano in questo stato le citazioni come se fossero solo sequenze di caratteri perché sono formali comandi organici.
Una citazione si rimpiazza (ma comunque prende sempre il record aggiornato da EndNote) o si edita col comando Edit Citation, cfr. Formattare un dattiloscritto: CWYW che permette di apporre prefissi e suffissi e di indicare le pagine di riferimento per la citazione specifica nonché di escludere il nome e o l'anno se, ad es., perché appena menzionati e ridondanti (ora anche nelle Footnotes).
Il richiamo lo si può anche inserire a mano scrivendo carattere per carattere :  dove ciò che è sempre sufficiente, e tuttavia non necessario, è il RN numero di record: "#177" e i delimitatori del riferimento temporaneo che sono di default  "{ .... }"  (e che, come detto, si possono cambiare in Preferences o nel wp); il richiamo a un record, o a più, si può anche inserire direttamente da EndNote:  evidenziare-selezionare il record | Edit | Copy (Ctrl-C) ed il segnalino (placeholder) va dentro al documento wp.

Il comando Update bibliography (manca in OOw) ed infine Format Bibliography, se già non era attivo l'Instant formatting, compila le citazioni e l'elenco secondo lo stile prescelto e sempre cambiabile al volo.

Se si riducono le citazioni a 'Plain text' queste restano tali (non sono "Unformatted"), non sono organiche, sono mero testo e non codici di comandi e l'inserimento per agganciare i record EndNote va fatto nuovamente.

L'alternativa al CWYW e all'uso di OOw e MS-Word è, come detto prima, inserire le temporary citations in un file, anche con il Copy diretto da EndNote | Edit, oltre che con la scrittura manuale e poi  salvare il file come .RTF e poi sottoporlo al comando | Tools | Format Paper
EndNote ne creerà una copia dal nome [nome file base]-[nome stile usato].rtf.

L'alternativa vera, di gran lunga la più in voga, è fare tutto a mano.

Nell'esemplificazione (di fantasia) un testo con inserite le citazioni organiche, nel corpo ed in nota, poi, a destra, l'effetto finale in stile MLA, elenco delle citazioni estese incluso 

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------------------------------------------------- [1] In | File | Preferences | Formatting, c'è l'opzione per cui si può sempre togliere dalla citazione formattata il nome e/o anno se sono stati tolti dalla citazione unformatted, quindi anche se non si è agito in "Edit Citation".