Gli "smart groups" sono gruppi che contengono una ricerca sempre attiva: 'live'
Si possono avere dei gruppi che consistono in un interesse come l'abbonamento ad una segnalazione di agenzia di stampa, o RSS (conosciuto anche come "Really Simple Syndication") o SDI (Selective Dissemination of Information da 40-50 anni) .
I gruppi sono costituiti da una richiesta ossia contengono i record che rispondono ad una ricerca di record, anche se in futuro e per ora non esistenti nel nostro archivio.
Nel creare record, nell'importarne, se i record rispondono positivamene alla ricerca del gruppo andranno a popolarlo (sempre come puntamenti virtuali, non fisicamente)

Si formula una ricerca e la si trasforma in uno Smart Group, la ricerca poi può venire modificata, cfr. fig. 2

1 - Smart (live) Groups

2 - Si formula una ricerca e la si trasforma in uno Smart Group