Differenza rispetto alla conservazione dei documenti non-digitali:

• documenti tradizionali -> conservazione passiva
• documenti digitali -> conservazione attiva

Problemi:

• scarsa durata fisica dei supporti per la memorizzazione dei dati (cd, dvd, floppy, ecc.);
• obsolescenza dell'hardware per la decodifica dei supporti (lettori di vario tipo);
• obsolescenza dell'hardware per l'esecuzione dei programmi di interpretazione (microprocessori, computer, ecc.);
• obsolescenza del software per l'interpretazione dei dati (word processor, programmi di grafica, browser, ecc.);
• decontestualizzazione rispetto all’ambiente di riferimento.

Soluzioni:

• adozione di linguaggi e software standard;
• adozione di linguaggi orientati alla struttura logica del documento;
• preferenza per la distribuzione in rete rispetto a quella su supporti portatili;
• preferenza per software open source rispetto a quelli proprietari;
• uso di supporti di alta qualità e resistenza;
• creazione di musei dell’hardware e del software (archeologia informatica);
• creazione di raccolte di emulatori software dell’hardware (emulazione);
• recupero a posteriori dei dati danneggiati o illeggibili (archeologia digitale);
• duplicazione su supporti digitali alternativi (backup):
  finalizzata più a minimizzare incidenti che alla conservazione a lungo termine
• completo
• incrementale (solo i dati cambiati dopo l'ultimo backup)
• differenziale (solo i dati cambiati dopo l'ultimo backup completo)
• riversamento periodico sui supporti digitali correnti (refreshing);
• traduzione periodica nei linguaggi e software correnti (migrazione);
• istituzione di un deposito legale digitale federativo per i documenti distribuiti in rete;
• moltiplicazione di copie conservate in depositi multipli di sicurezza assai distanti fra loro;
• attenuazione delle eccessive protezioni editoriali legate al copyright;
• miglioramento (quantitativo e qualitativo) delle citazioni e delle catalogazioni di documenti on-line;
• stampa e conservazione di copie su carta non acida o su microfilm (backup atomico);
• tempestività nella decisione di iniziare a conservare;
• continuità senza pause nell'azione di conservazione;
• contestualizzazione: conservazione non di singoli file, ma di loro insiemi organici.

Standards non ISO:

• FITS (1981)
• IIIF (2012)

Standards ISO:

• HTML (2000)
• PDF/A (2005)
• PDF/R (2020)
• ODF (2006)
• WARC (2009)
• OAIS = Open Archival Information System (2002) modello che non abbraccia nessun formato o soluzione tecnica in particolare, ma delinea un modello organizzativo in cui ciascuno di essi possa trovare la migliore applicazione, sottolineando l’importanza del coinvolgimento di istituzioni che si facciano carico della responsabilità sociale a lungo termine della conservazione documentaria.

Autenticità:

• metodi pubblici: depositi di documenti garantiti da enti autorevoli
• metodi segreti: codici (firme o filigrane digitali) nascosti dentro i documenti
• metodi funzionali: impedire che il documento venga modificato o copiato